Tuttuja ja uusia palveluita sekä kuittitulostus ajateltuna uudelleen – Harjoittelijoiden kokemuksia kesältä 2021

Kuvassa kesän 2021 kolme harjoittelijaa

Mitä yliopistoharjoittelijoille jäi mieleen kirjastotyöstä harjoittelunsa perusteella? Tässä tekstissä Tampereen kaupunginkirjaston kolme harjoittelijaa Salla, Anette ja Miia kertovat kokemuksiaan kesän 2021 työharjoittelustaan kirjaston eri yksiköissä. Lue ohesta, millaisia odotuksia heillä oli, mikä yllätti ja millaisia kehittämisideoita heillä on kirjastopalveluihin, tapoihin toteuttaa ne sekä somen käyttöön. Onnea myös opintoihin!

Salla Jokela

Lasten ja nuorten tavoittamiseksi paremmin olisi mielestäni kuitenkin hyvä perustaa kirjastolle TikTok-profiili.

Kerro lyhyesti taustastasi ja missä kirjastoissa olet harjoittelussa?

Olen Salla Jokela, ja opiskelen pääaineenani informaatiotutkimusta Tampereen yliopistossa. Alkamassa on kolmas opiskeluvuosi. Sivuaineena opiskelen historiaa, aion myös kokeilla kirjallisuustiedettä harjoittelun innoittamana. Pääkirjasto Metson tietopalvelu on ollut kotiosastoni harjoittelun aikana, kävin myös tutustumassa lasten- ja nuortenosastoon. Harjoittelun loppupuolella olin lisäksi pari päivää Sampolan kirjastossa ja puolen päivän ajan Tesomalla tutustumassa.

Minkälaisia ennakko-odotuksia sinulla oli harjoittelulle?

Halusin nähdä kirjastotyön monipuolisuuden käytännössä sekä päästä hyödyntämään opinnoissa opittua teoriaa. Muuten ei oikeastaan ollut sen kummempia ennakkoluuloja työtä kohtaan, sillä minulla ei ollut aikaisempaa kokemusta kirjastotyöstä. Ylipäätään halusin nähdä, olisiko kirjastotyö oma juttuni ja kyllä se on sellaiseksi osoittautunut.

Mikä yllätti kirjastotyössä?

Monipuolisuus, vaikka sen näkemistä odotinkin, mutta harjoittelun aikana odotukseni ylittyivät. Opin harjoittelun aikana aivan valtavasti kirjastotyön eri osa-alueista, kuten esimerkiksi kuvailusta, kotipalveluista, tietotoreista sekä tapahtumatuotannosta. Olen kiitollinen siitä, että meidät harjoittelijat perehdytettiin niin kattavasti kirjaston eri palveluihin. Lisäksi työn kiireisyys yllätti, sillä yleisesti kirjastotyön ehkä luullaan olevan rauhallista, mutta hommaa riitti jatkuvasti ja askelia kertyi etenkin asiakaspalveluvuoroissa. Myöskin se yllätti, että päivät harvoin olivat samanlaisia ainakin omalla kohdallani.

Miten olet voinut hyödyntää omia vahvuuksia?

Tiedonhakutaitoja olen päässyt käyttämään todella paljon mm. näyttelyitä kootessani ja asiakkaille tietoa hakiessani. Olen myös mielestäni kehittynyt huomattavasti tiedonhaussa. Asiakaspalvelussa positiivisella asenteella ja kylmäpäisyydellä on päässyt jo todella pitkälle. Omaa tietämystä eri aiheista ja kiinnostusta niitä kohtaan on pystynyt hyödyntämään myös näyttelyihin. Suuntavaisto on lisäksi ollut Metson kokoisessa paikassa tärkeä apuväline.

Kuvassa kirjaston hyllynpäätyyn koottu kirjanäyttely, jossa kirjankansia aiheesta ekotekoja.
Oli mukavaa käyttää luovuutta hyllypäätynäyttelyihin ja tuoda esille ajankohtaisia aiheita niiden kautta.

Jos voisit muuttaa jotakin prosessia työssä, mitä se voisi olla?

Kenties pyrkisin vähentämään kuittien tulostamista, etenkin aineistoa kuljetettaessa, ettei jokaisen kirjan tai av-aineiston välissä olisi omaa kuittia. Lisäksi osastollamme heräsi idea jonkinlaisesta tervetuloviestistä sähköpostitse uusille asiakkaille hieman tylsähköjen paperiesitteiden sijaan. Olen täysin samaa mieltä, että kirjaston laajan palvelutarjonnan esittelyn voisi tehdä kiinnostavammin ja näkyvämmin.

Jos saisit keksiä kirjastoon uudenlaisen palvelun, mikä se olisi?

Kun harjoittelun aikana on oppinut todella paljon itselle aiemmin vieraammista palveluista, tuntuu hankalalta yrittää keksiä jotain aivan uutta, sillä jo nykyiset palvelut ovat mielestäni todella kehittyneitä ja toimivat hyvin. Ehkä jokin askartelupajan tapainen, missä hyödynnettäisiin poistoon menossa olevia kirjoja tai muuta aineistoa, jolloin voitaisiin hyötyä niistä aivan uudella tavalla kierrätyshengessä. Samalla voitaisiin kenties kannustaa ihmisiä yhteiskunnalliseen keskusteluun.

Miten hyödynnät somea harjoittelun aikana?

Seuraan Instagramissa ja Facebookissa erilaisia kirjastoprofiileja saadakseni tietoa ajankohtaisista asioista sekä uusia näkemyksiä. Goodreadsista olen saanut hyviä kirjavinkkejä. TikTokista olen bongannut jonkin verran kirjastojen ja kirjastoaiheisia tilejä. Näiden lisäksi Youtubesta olen seurannut Tampereen kaupunginkirjaston tekemiä videoita, kuten Metso Studiota.

Miten kirjasto voisi palvella somessa/etänä paremmin?

Etäpalveluja ja sosiaalisen median tilejä on kirjastolla jo melkoisesti ja ne toimivat mielestäni hyvin. Chat, Mitä lukisin -palvelu, YouTube-videot ja podcastit eri aiheista sekä some-vinkkaukset tarjoavat melkeinpä jokaiselle jotakin. Lasten ja nuorten tavoittamiseksi paremmin olisi mielestäni kuitenkin hyvä perustaa kirjastolle TikTok-profiili. Ylipäätään olisi tärkeää, että ihmiset löytäisivät kirjaston some-tilien ja etätapahtumien/-materiaalien äärelle, joten niitä kannattaisi näkyvämmin mainostaa. Palvelumuotoilun käytännöistä olisi varmasti hyötyä, eli käyttäjälähtöisesti tiedusteltaisiin asiakkailta, millaista sisältöä he haluaisivat seurata.

Kuvassa kirjastoauto Kosmos sisältä päin.
Uljas Kosmos-kirjastoauto valmiina lähtemään koulukierrokselle.

Anette Luhtala

Kirjastotyössä pitääkin koko ajan vähän pyrkiä oppimaan jotakin uutta ja muokkaamaan opittua itselle sopivaan muotoon, jotta sen muistaisi vastaisuudessakin.

Kerro lyhyesti taustastasi ja missä kirjastoissa olet harjoittelussa?

Opiskelen Tampereen yliopistossa, pääaineenani Informaatiotutkimus, sivuaineena olen opiskellut psykologiaa. Nyt syksyllä alkaa 4. vuoteni yliopistossa. Olen muutamaa kurssia vaille valmis kandidaatti. Kotikirjastonani harjoittelun ajan toimi Tesoman kirjasto, jossa vietin suurimman osan harjoittelustani. Pääsin kuitenkin tutustumaan Lielahden kirjastoon muutamaksi päiväksi.

Minkälaisia ennakko-odotuksia sinulla oli harjoittelulle?

Olen ollut joitakin vuosia sitten työkokeilussa Tesoman (vanhassa) kirjastossa, jossa pääsin näkemään hieman sitä, millaista kirjastotyöskentely on. Oletin harjoittelun olevan suunnilleen samanlaista, hyllyttämistä, jonkin verran asiakaspalvelua ja kirjaston aamutöihin osallistumista. Meille myös kerrottiin ennen varsinaista harjoittelun aloittamista, että ohjelmaan kuuluu perehdytyksiä erilaisiin kirjaston osa-alueisiin, joten tiesin niitäkin olevan tulossa – en kuitenkaan osannut aavistaa kuinka paljon ja laajasti meitä lopulta tultaisiin perehdyttämään! Ajattelin siis, että tekisin harjoittelun aikana pitkälti perustöitä ja auttaisin muita siellä missä pystyisin, ja lisäksi osallistuisin muutamaan perehdytykseen. Harjoittelu ei kuitenkaan ollut lähellekään sitä, mitä olin odottanut, päinvastoin. Pääsin tekemään paljon muutakin kuin vain avustavia tehtäviä ja sain tutustua kirjastotyöskentelyyn aivan eri tavalla kuin mitä oman työkokeiluni aikana oli mahdollista.

Mikä yllätti kirjastotyössä?

Käytännössä kaikki on ollut uutta ja yllättävää! Ehkä eniten (iloisesti) yllätyin siitä, kuinka paljon erilaisia palveluja kirjasto tarjoaa asiakkailleen ja miten laaja-alaista se kirjastotyöstä tekee – kaikenlaiselle osaamiselle on tarvetta ja tilaa, kunhan vain löytää itselleen sen sopivimman paikan. Kirjasto on täynnä erilaisia mahdollisuuksia ja tilaisuuksia päästä kehittämään omia taitojaan sekä omaa osaamistaan. Kirjastotyössä odottamatonta oli myös, kuinka paljon uusia asioita piti pyrkiä omaksumaan heti alussa, sekä se, kuinka paljon uuden opettelua ja soveltamista kirjastotyö loppujen lopuksi on. Joka päivä hieman kertyy uutta tietoa jostakin asiasta tai aiheesta, jota ehkäpä pääsee hyödyntämään jo pian jossakin asiakastilanteessa tai muussa yhteydessä. Kirjastotyöskentely siis muistutti tässä mielessä yliopisto-opintoja kiireisen työtahdin ja jatkuva opiskelun (tai ehkä tässä tapauksessa oppimisen) kautta.  

Miten olet voinut hyödyntää omia vahvuuksia?

Harjoittelun aikana olen ainakin päässyt hyödyntämään kykyäni oppia asioita nopeasti ja soveltaa oppimaani käytännön työhön (tästä minua on ainakin kehuttu). Kirjastotyössä pitääkin koko ajan vähän pyrkiä oppimaan jotakin uutta ja muokkaamaan opittua itselle sopivaan muotoon, jotta sen muistaisi vastaisuudessakin. Olen myös muutaman kerran päässyt käyttämään luovuuttani erikoisella tavalla, kun on tulostamisen yhteydessä täytynyt keksiä välillä vähän omituisiakin ratkaisuja siihen, että asiakkaan toivomat paperit saadaan tulostettua. Varmaan joku toinen olisi osannut hoitaa tilanteet tyylipuhtaammin, mutta tärkeintähän siinä on lopputulos! Lisäksi ajattelisin, että empaattisuudestani ja kuuntelutaidoistani on ollut hyötyä asiakaspalvelussa, asiakkaiden kohtaamisessa. Omasta mielestäni nämä taidot ovat myös kehittyneet näiden kolmen kuukauden aikana, ja olen oppinut kommunikoimaan asiakkaiden kanssa paremmin ja selvittämään heidän tiedontarpeitaan joustavammin.

Jos voisit muuttaa jotakin prosessia työssä, mitä se voisi olla?

Vähentäisin ehdottomasti käytettävien kuittien määrää. Kirjastossa käytetään päivittäin valtavat määrät kuittipaperia kuljetus- ja varausprosessien aikana – käytännössä turhaan. Lähes joka kerta kun yksi teos laitetaan syrjään kuljetusta varten, sen väliin tulostetaan kuitti, joka usein otetaan jo pois sen välistä, kun teos pakataan (kassiin) kuljetusta varten, mutta viimeistään siinä vaiheessa, kun se saapuu määränpäähänsä, kuitti heitetään tarpeettomana pois. Kuljetuskuitit korvataan varausnumeroilla varustelluilla kuiteilla, jotka ovat hyödyllisiä korkeintaan viikon ennen kuin nekin heitetään pois. Näiden lisäksi palautuksista, lainoista ja ostoista annetaan paljon kuitteja asiakkaille päivän mittaan. Tämä ongelma on jo huomattu kirjastoissa ja siihen on pyritty tekemään muutoksia, kuten tarjoamalla asiakkaille mahdollisuuden valita sähköisen lainakuitin sekä automaatilta tai tiskistä, mutta myös nähdä ja hallinnoida omia lainojaan suoraan verkkokirjastossa. Lisäksi asiakkaille tarjotaan mahdollisuus olla ottamatta palautuskuittia, jos he eivät sitä tarvitse. Ehkä samaa voisi hyödyntää ostokuittien yhteydessä, että kuitti ei tulostuisi automaattisesti vaan voisi kysyä asiakkaalta, jos he sen haluavat. Turhien kuittien määrää saattaisi omalta osaltaan myös vähentää, jos esimerkiksi tehtäisiin jonkinlaisia kierrätettäviä lappuja – vähän samaan tapaan kuin kasseihin laitettavat laminoidut laput – jotka voisi aina laittaa aineiston väliin (tai kiinnittää kuminauhalla) siksi aikaa ennen kuin ne laitetaan kassiin ja eteenpäin.

Jos saisit keksiä kirjastoon uudenlaisen palvelun, mikä se olisi?

Palvelun keksiminen ei ole ihan helppo tehtävä, sillä tuntuu, että kirjastossa tehdään jo niin paljon kaikkea, että on vaikeaa enää lisätä siihen mitään uutta. Mutta jos oikein kovasti hieron aivonystyröitäni yhteen ja laitan harmaat aivosolut töihin, syntyy ajatus mahdottoman ja vaikeasti toteutettavan välimaastosta: luonnossa lukeminen. Luonnossa lukeminen ei ehkä kuulosta kovin haastavalta eikä se varsinaisesti sitä olekaan – ota mukaan jokin mielenkiintoinen kirja, etsi rauhallinen paikka, jossa voi istua, ja ala lukemaan. Lisäksi kuka tahansa voi lainata kirjastosta kirjan ja mennä ulos istumaan sen kanssa. Joten millä tavalla tämä oikeastaan olisi edes palvelu, saati sitten jotakin uutta? Yhtenä kirjaston lukuisista tehtävistä on toimia mahdollistajana ja tilan tarjoajana erilaisille toiminnoille ja toimijoille. Useimmiten nämä tilat ovat kuitenkin jossakin rakennuksessa, sisätiloissa. Sen sijaan kirjasto voisi tarjota jonkinlaisia ulkotiloja, jonne voisi vetäytyä rauhassa lueskelemaan. Yksi hyvä esimerkki on mielestäni Lielahden kirjastossa sijaitseva terassi, jonne asiakkaat voivat mennä oleskelemaan ulkoilmassa – tietysti säänmukaisesti pukeutuneina. Kaikkiin kirjastoihin ei tietenkään ole mahdollista eikä välttämättä järkevää rakentaa terassia, mutta ehkä silti olisi mahdollista miettiä, jos pystyttäisiin järjestämään jonkinlainen tila, jossa ihmiset voisivat viettää aikaa samalla raikkaasta ilmasta nauttien.

Kuvassa Lielahden kirjaston terassi ja tiedote siitä, että terassi on auki.
Kirjasto voisi tarjota jonkinlaisia ulkotiloja, jonne voisi vetäytyä rauhassa lueskelemaan.

Miten hyödynnät somea harjoittelun aikana?

Sosiaalisella medialla on ollut ehkä yllättävänkin pieni rooli harjoittelujaksoni aikana. Tein kesän aikana yhden FB-postauksen Piken kirjastoklubiin, missä me harjoittelijat esittäydyimme ja kerroimme itsestämme hieman asiakaspalvelijoina, AkePikeläisten lomaillessa. Tämän lisäksi en ole käyttänyt someja työni puolesta. Periaatteessa minulla olisi kyllä ollut mahdollisuus tehdä kirjavinkkaus oman kirjastoni Facebook-sivuille ja ehkä jotain muutakin, mutta ajan puutteessa nämä mahdollisuudet jäivät käyttämättä. Olen kuitenkin ehtinyt hieman tutustua oman kirjaston sometoimintaan, sekä Tampereen kaupunginkirjaston YouTube-kanavaan – jälkimmäinen osittain perehdytysten kautta – ja saanut sieltä joitain hyviä kirjasuosituksiakin, joita on ollut tarkoituksena käyttää asiakaspalvelun apuna. Seuraan myös vapaa-ajalla joitakin kirjavinkkauksia/-arvosteluja tekeviä sometilejä, joista myös yritän ammentaa tietoa hyvistä kirjoista.

Miten kirjasto voisi palvella somessa/etänä paremmin?

Mielestäni kirjastossa palvellaan asiakkaita jo todella monipuolisesti ja monikanavaisesti. Kirjasto tuottaa sisältöä erilaisiin someihin, kuten YouTubeen, Facebookiin ja Instagramiin. Näiden kautta kirjasto mm. tiedottaa tapahtumista ja muutoksista kirjaston palveluihin, jakaa kirjavinkkauksia, sekä tarjoaa viihdyttävää katsottavaa. Myös asiakkaiden esittämiin kysymyksiin ja kommentteihin vastaillaan somessa. Kirjastoissa siis tehdään mielestäni jo paljon töitä sen eteen, että ne olisivat asiakkaille saavutettavia myös erilaisissa sosiaalisen median palveluissa enkä keksi miten tätä voisi enää parantaa.
Somejen lisäksi kirjastoihin voi ottaa etänä yhteyttä chatissa, puhelimella tai sähköpostilla. Puhelimeen ja sähköposteihin vastaillaan mielestäni hyvin, ja aivan samalla tavalla asiakkaita palvellaan etänä kuin heitä palveltaisiin kirjastosalin puolellakin. Chatissakin on koko sen aukioloajan kirjastolaisia, jotka pyrkivät auttamaan asiakkaita heidän pulmissaan. Tietysti etäpalveluihin voi tulla ruuhkia, jolloin kaikkia asiakkaita ei välttämättä ehditä palvelemaan kovin nopeasti, ja vastaaminen saattaa viivästyä. Ehkä tällaisten tilanteiden helpottamiseksi voisi hyödyntää jotain automaattista chat-palvelua, jossa olisi valmiita vastauksia yleisiin kysymyksiin (jos samantyyppistä palvelua ei ole jo olemassa).

Miia Salo

Kirjastotyössä olen kokenut eduksi sen, että tulen kaikkien kanssa toimeen (ihan oikeasti!) ja sen, että arvomaailmani kohtaa kirjaston kanssa täysin.

Kuvassa henkilön kasvot, joiden edessä kuvakirjan aukeama

Kerro lyhyesti taustastasi ja missä kirjastoissa olet harjoittelussa? 

Olen informaatiotutkimuksen opiskelija, kolmas vuosi alkamassa. Olin vuonna 2018 työkokeilussa Lielahden kirjastossa, josta sain lisäkipinää alalle ja nyt olen ollut harjoittelussa Koilliskeskuksen kirjastossa. Olen käynyt monissa erilaisissa perehdytyksissä pääkirjasto Metsossa ja yhdessä perehdytyksessä Sampolan tietotorilla. Harjoittelun loppuvaiheessa tein pikaiset tutustumiskäynnit myös Kämmenniemen ja Terälahden kirjastoihin. 

Minkälaisia ennakko-odotuksia sinulla oli harjoittelulle? 

Odotin asiakaspalvelupainotteista harjoittelua ja sitä tämä on myös todella ollut ja hyvä niin. Aiemmin mainitsemani työkokeilu sisälsi vain hyllyttämistä, mutta pääsin silloinkin seuraamaan sivusta muiden työskentelyä, joten sinänsä kirjastotyön perusasiat olivat jo tuttuja. Nyt yliopistoharjoittelun myötä pääsin ikään kuin astetta syvemmälle kirjastomaailmaan. 

Mikä yllätti kirjastotyössä? 

En ollut tietoinen kaikista Tampereen kaupunginkirjaston tarjoamista palveluista aiemmin, joten perehdytysten myötä tuli iloisia yllätyksiä, kuten esimerkiksi kotipalvelut, kaukopalvelu ja sukututkimusopastus. Erityisen innoissani olin AKEPiKen (ei maksettu mainos) ja lasten- ja nuortenkirjastotyön/kouluyhteistyön perehdytysten jälkeen. En tiennyt sitä, miten vahvasti kirjasto on mukana lukutaidon opetuksessa ja mediakasvatuksessa. Huikeaa! 

Kuvassa täysi palautuslaatikko, jonka ympärille lattialle on pudonnut kirjoja
Koilliskeskuksesta yllätyksenä tuli lähinnä se, miltä palautuslaatikko näyttää maanantaiaamuisin, kun kesällä ei ole viikonloppuaukioloa. 

Miten olet voinut hyödyntää omia vahvuuksia? 

Kirjastotyössä olen kokenut eduksi sen, että tulen kaikkien kanssa toimeen (ihan oikeasti!) ja sen, että arvomaailmani kohtaa kirjaston kanssa täysin. En koskaan ajatellut nauttivani asiakaspalvelutyöstä, mutta tässä sitä nyt ollaan, oikein hyvillä mielin. Myös kielitaidosta on ollut hyötyä, sillä yleisin asiakaspalvelutehtäväni eli tulostamisen kanssa avustaminen on hoitunut usein englanniksi. Eikä siitäkään ole ollut haittaa, että lukeminen on aina ollut minulle rakas harrastus, tosin ”kirjastolaisen ammattitauti” eli lukemisen kantaminen töistä kotiin alkoi heti. 

Kuvassa hyllyllinen kotiin kannettujen kirjojen selkämyksiä
”Kirjastolaisen ammattitauti” eli lukemisen kantaminen töistä kotiin alkoi heti. 

Jos voisit muuttaa jotakin prosessia työssä, mitä se voisi olla? 

Ajoittain kaipaan Lielahden kirjaston palautusautomaattia, vaikka iso lajittelukone liukuhihnoineen vaatiikin tilaa ja muita resursseja aivan eri tavalla. Automaattisesti lajittelevan kanssa aineisto kuitenkin päätyy useammin oikeaan paikkaan kuin silloin, kun tehtävä jätetään asiakkaan vastuulle. Näissä “laita hyllyyn tai luukkuun”-palautuspisteissä olisi ainakin selkeyttämisen varaa, sillä ei käsiteltävää aineistoa päätyy joka päivä käsiteltävien luukkuun ja käsiteltävää hyllyyn. 

Jos saisit keksiä kirjastoon uudenlaisen palvelun, mikä se olisi? 

Tämä on vaikea kysymys. Kirjasto tarjoaa jo niin paljon kaikkea ja olen jumittunut ajattelemaan kirjastoa hyvin perinteisellä tavalla, joten en oikein osaa kaivata mitään täysin uutta. Ehkä lähtisin laajentamaan kotipalveluiden luen sinulle –palvelua muihinkin kirjastoihin. 

Miten hyödynnät somea harjoittelun aikana? 

Käytän somea aktiivisesti vapaa-ajalla ja seuraan siellä useita kirjastotyöhön ja lukemiseen liittyviä tilejä niin Instagramissa kuin Goodreadsissakin. Olen saanut sieltä vinkkejä sisällöntuntemukseni laajentamiseen, mikä aina helpottaa asiakaspalvelua. Seuraan myös kirjaston sometilejä ja olen päässyt osallistumaan Koilliskeskuksen somepäivityksiin. 

Miten kirjasto voisi palvella somessa/etänä paremmin? 

Etälukupiirejä on ehdotettu aiemminkin ja jatkan samalla linjalla. Olisi mukavaa lukea vaikkapa suomalaiset klassikot kirjastolaisten ja asiakkaiden kanssa.

Teksti & kuvat: Salla, Anette & Miia
Koonti: Juli

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *