Strateginen viestintä kirjastoissa – mitä jäi mieleen viestintäpäivästä 5.10.?

Lokakuun 4. päivän ilta jäi monen sosiaalista mediaa työkseen ja vapaa-ajallaan käyttävien mieleen kaikuna menneisyydestä – hetkenä, jolloin Facebook, Instagram ja Whatsapp olivat tavoittamattomissa. Käyttökatko toi jotakin käsinkosketeltavaa esiin siitä, kuinka tietoa nykyisin välitetään. Äkilliset muutokset kirjastoa ympäröivässä toimintaympäristössä – esimerkiksi käytettävissä olevissa viestintäkanavissa – vaativat myös viestinnältä suunnitelmallisuutta, tavoitteellisuutta ja yhteyttä sekä toiminnan merkityksiin että toimintaan yhteydessä oleviin ihmisiin. Käyttökatko tuli myös kuin kutsusta konkretisoimaan koulutuspäivämme pohdintoja siitä, kuinka viestinnän sisällöt, tekijät ja roolit erilaisissa yhteyksissä ovat muuttuneet.

Tampereen ja Vaasan alueellisia kehittämistehtäviä hoitavat AKEPiKe ja AKEPampas avasivat jo viime keväänä yhdessä Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston kanssa keskustelun yhteisistä koulutuspäivistä syksylle. Tuloksena syntyi kaksi koulutuspäivää, toinen liittyen strategiseen viestintään ja toinen moninaisuuteen kirjastoissa. Tässä blogitekstissä käsitellään näistä ensimmäisen, Strateginen viestintä kirjastoissa -tilaisuuden 5.10.2021 asiantuntijapuheenvuorojen herättämiä ajatuksia. Kaikkien esitysten tekstitetyt tallenteet ovat katsottavissa Kirjastokaistalla, suomenkieliset tästä linkistä ja ruotsinkielinen tästä linkistä. Teemoja oli mahdollista konkretisoida myös Päivi Jokitalon fasilitoimassa työpajassa.

Miten strateginen viestintä tukee tulevaisuudessakin menestyvää kirjastoa?

Kirjastojen strategisen viestinnän ja yhteiskunnallisen roolin ymmärtämiseksi on tärkeää tiedostaa kirjastojen yhteys ympäröivään yhteiskuntaan ja maailmassa tapahtuviin muutoksiin. Taru Tujunen viestintätoimisto Ellun kanoista avasi tätä yhteyttä puheenvuorossaan monen yhtäaikaisen muutoksen aikaansaamina rytmihäiriöinä, jotka johtuvat epätahtisuudesta nopean muutoksen ja organisaation uudistumiskyvyn välillä. Maailmaa on kohdannut ensin teknologinen murros tiedonvälityksessä ja sitten ekologiset haasteet. Lohduttavaa tässä rytmihäiriörinnastuksessa onkin, että tarkoittamattomaan lopputulokseen välillä johtava toiminta kertookin hyvien tai huonojen valintojen sijaan vaikeudesta muuttaa totuttua toimintaa muutoksissa.

Politiikka puoluepolitiikkaa laajempana, demokraattisena yhteiskunnallisena instituutiona on muuttunut. Tämä muutos tuo kirjastojakin mukaan tapahtumien keskipisteeseen, sillä siinä missä politiikalla on voitu aiemmin luoda kirjastoille vakaata toimintaympäristöä, nyt politiikka itsessään hakee suuntaa julkisesti käytyjen keskustelujen vaikuttaessa yhä polarisoituneemmilta ja lyhytjänteisemmiltä. Koska mikään ei viittaa vakaamman ajan palaamiseen, olisi kirjastojenkin tärkeä kohdata tämä muutos systeemisellä tasolla ja hyväksyä uudenlaisia odotuksia palveluille myös tulevaisuudessa ja että yhteiskunnallinen osallistuminen muodostaa kirjastojen kanssa parin keskusteluissa. Yhteiskunnallisen osallistumisen murros tarvitsee siis kirjastoa sivistyksen ja ajanvietteen turvapaikaksi, tilaksi käydä keskustelua muutoksista ja toteuttaa muutoksia turvallisesti. Nämä muutokset vaativat loikkia ajattelussa paitsi työntekijöiltä myös asiakkailta, mikä taas luo kirjastoille mahdollisuuksia kirkastaa kirjastojen merkitystä osana väestön sosiaalista todellisuutta ja saada päättäjiin suuntautuvalla vaikuttamistyöllään aikaan myös taloudellisia parannuksia resursointiinsa. Erilaisten merkitysten näkemiseen saa ajatuksia esimerkiksi Kirjastovuosi 2020 -julkaisusta.

Viestintä tekee todeksi nämä mahdollisuudet. Sillä on itsenäisen arvon sijaan strateginen merkitys kertoa, että kirjasto osaa sanoittaa tärkeytensä ja olemassaolonsa. Pitkien dokumenttien sisältöjen jalkauttamisen sijaan sillä tarkoitetaan heittäytymistä mukaan merkityksellisenä koettuun keskusteluun ja vuoropuhelun käymistä yhteiskunnassa – eikä vuoropuheluun osallistuminen ole enää vain organisaatioiden ja viestintäammattilaisten vaan myös yksilöiden aikariippumaton mahdollisuus. Jos kirjaston lainaamoajatuksen nähdään olevan epätahdissa sen kanssa, mitä kirjastoilta odotetaan, ehkä oikea tahti saavutetaan kääntämällä puhe kirjastotilasta kirjastoon yhteiskunnallisena tilana? Tähän tahdistamiseen apua voisi löytyä esimerkiksi AVIn väestökyselystä.

Strateginen viestintä, asiakaslähtöisyys ja asiakkaan kokemuksen ymmärtäminen

Strateginen viestintä voidaan siis nähdä tahdistimena väliaikaisessa epätahdissa, mutta kauanko tahdistinta tarvitaan? Viestintä on Etelä-Suomen aluehallintoviraston viestintäpäällikkö Johanna Koskelan mukaan hyvä nähdä strategisena taitona kirjaston tukiprosessin sijaan, koska jokainen voi toimia vaikuttajana ja kirjaston viestintä kaikkinensa viestii kirjaston tavoitteista ja keinoista saavuttaa näitä tavoitteita. Julkishallinnossa viestintää raamittaa myös lainsäädäntö. Voisiko tätäkin nähdä neutraaliuden ja turvallisen ohella mahdollisuutena – kuinka käytät esimerkiksi kirjastolakia apuna viestintäsi suunnittelussa? Viestinnän strategista ulottuvuutta luonnehtii mahdollisuus pohtia nykyhetken tai tulevaisuuden näkökulmasta, viestitäänkö kirjastopalveluissa lähinnä nykyisille asiakkaille vai pystytäänkö sitä kohdistamaan laajemmin koko väestölle. Viestintä on lopulta sanoja, sekä asiakkaat että työntekijät odottavat niiltä yhteyttä tekoihin: miten monimuotoista viestintä on ja heijasteleeko kirjaston sisäinen diversiteetti ympäröivän yhteiskunnan moninaisuutta – entä mitä tehdä jos viestinnässä ja arvoissa näkee ristiriitoja? Näihin tärkeisiin kysymyksiin ei vielä tarvitse olla vastausta, mutta keskustelu näistä on entistäkin tärkeämpää. Palaamme aiheeseen myös 3.12.2021 toisessa yhteisessä koulutuksessa, Kirjastot ja kulttuurinen moninaisuus!

Entä viestinnän ja maineen yhteys sitten, niin pienissä kuin suurissakin kirjastoissa, verkostoissa kuin itsenäisestikin? Päivässä muistutettiin, että onnistunut ja vaikuttava viestintä koostuu osasista kuten akuuttitiedottamisesta, brändin, mielikuvien, vuorovaikutuksen ja palvelujen käytön ylläpitämisestä. Näitä rakennetaan ja ylläpidetään jatkuvasti, jotta yllättävien muutosten edessä voidaan keskittyä muutoshetkellä asiakkaille olennaisimpiin tarpeisiin. Viestintä on pitkäjänteistä työtä, joka sitouttaa ja auttaa kirkastamaan toiminnan päämääriä. Myös johdon oma viestintä toimii aktiivisena esimerkkinä muille – sekä viestinnän tavoista, riittävästä resursoinnista että yhteydestä käytännön työhön ja asiakasymmärrykseen. Hyvä viesti ei mene kerralla perille ja sitä tulee jalostaa erilaisiksi kohderyhmäkohtaisiksi sisällöiksi. Oikea-aikainen viestintä on myös kirjastoille mahdollisuus toimia ajatusjohtajana – avata ja johtaa keskustelua kirjastoista sekä määrittää sen sävyjä.

Itseluottamus vai asia edellä?

Päivän päätti Svenska Ylen Heidi Finnilän puheenvuoro suhtautumistavoista ja yhteistyöstä toimittajien kanssa käytännön vinkein sekä pikaperehdytyksenä Julkisen sanan neuvoston toimintaan. Yleisradiolla ja kirjastoilla on yhteinen rajapinta työskentelyssä tiedon ja informaation parissa. Tämän yhteisyyden esiin tuomista on aina ilo huomata, mutta kuinka helposti yhteisyyttä ajattelee juuri paikan ja palvelun eikä osaavien ihmisten näkökulmasta? Siinä missä kirjastotyöntekijät ovat alkaneet näkyvämmin irtautua alaan liittyvistä stereotypioista, näitä voi liittyä myös journalismin tekijöitä kohtaan. Mistä nousee ajatus siitä, että median yhteydenotto pelottaa? 

Jokaista toimittajan yhteydenottoa voi pitää mahdollisuutena saada omaa ääntä kuuluviin ja toisaalta tiivistää omaa sanomaa ulkopuoliselle. Jos toimittajan kanssa keskustelu vielä tämän puheenvuoron jälkeen arveluttaa, mistä se johtuu? Jotkut ovat toisia alttiimpia miettimään omia viestinnällisiä taitojaan. Olisiko kuitenkin merkityksellisempää hahmottaa, olisiko minulla jotakin sanottavaa siitä, mitä pidän tärkeänä?

Lopuksi

Viestintä on moniselitteinen ja muuttuva asia, aivan kuten niin moni muukin asia nykyisin. On tärkeää, että muutosten ja uudistumiskyvyn ohella puhutaan siitä, huomataanko entisten tapojen reagoida asioihin tarjoavan välillä riittämättömiä ratkaisuja. Vielä tätä puhettakin tärkeämpää on pohtia, mitä tästä oivalluksesta seuraa – uskaltaako toimintaa oikeasti muuttaa ja kokeilla jotakin uutta? Uskallanko käynnistää keskustelua siitä, kuinka kirjasto viestii olevansa inklusiivinen turvapaikka fyysisesti, kognitiivisesti ja sosiaalisesti? 

Mitä päivä tarjosi järjestäjille? Mahdollisuuksia koota yhteen asiantuntijoita ja ammattilaisia keskustelemaan kaikkia käsittävistä ilmiöistä. Käytännön vinkkejä ja uusia ajatuksia. Lisää vinkkejä järjestäjien väliselle omalle yhteistyölle jatkossa tuotettavia yhteisiä sisältöjä ajatellen. Palataan!

Teksti & kuvat: Juliaana Grahn, AKEPiKe, ruotsinkielinen käännös: Anneli Haapaharju, AKEPampas