Miksi lähdit mukaan PiKe-kirjastovierailuun?
Tampereen kaupunginkirjastossa selvitetään parhaillaan, miten kirjastologistiikkaa voidaan tehostaa teknologian avulla. Tarkasteltavina vaihtoehtoina ovat keskuslajittelija, RFID-teknologia sekä näiden yhdistelmä. Tavoitteena on löytää ratkaisu, joka sujuvoittaa työprosesseja, parantaa palvelutasoa ja tukee kustannustehokasta toimintaa.
Yhtenä mahdollisena tulevaisuuden vaihtoehtona on myös kirjastologistiikan keskittäminen erilliseen logistiikkakeskukseen, josta eri kirjastoihin toimitettaisiin ainoastaan asiakkaiden noudettavaksi tulevat varaukset sekä kelluvan kokoelman kautta saapuva aineisto.
Samanaikaisesti PIKI-kirjastoissa valmistellaan kirjastojärjestelmän vaihtoa. Yksi mahdollinen vaihtoehto uudeksi järjestelmäksi on Koha-kirjastojärjestelmä. Näistä lähtökohdista oli ajankohtaista tutustua Oulun kirjaston logistiikkakeskukseen sekä Koha-järjestelmän varausjonon priorisointiominaisuuteen. Vierailu toteutettiin Akepiken kustantamana opintomatkana.
Oulun logistiikkakeskus
Oulun kirjaston logistiikkakeskus sijaitsee Ruskon kaupunginosassa noin kuuden kilometrin päässä Oulun keskustasta. Rusko on laaja yritys- ja teollisuusalue, jonka saavutettavuus julkisella liikenteellä on heikko, mutta logistinen sijainti erinomainen.
Logistiikkakeskus toimii teollisuuskiinteistössä, jossa sijaitsevat:
- kirjastojen logistiikkatoiminnot
- lajitteleva palautusautomaatti
- kirjastoautojen työtilat
- kirjastoautojen yösäilytys
Oulun pääkirjasto Saari toimii muiden kirjastojen tavoin omana yksikkönään, eikä siellä enää hoideta koko verkoston logistiikkaa, vaan ainoastaan pääkirjaston omaa aineistovirtaa.
Oulun kaupunginkirjaston kuljetusreitit on jaettu kahteen osaan, eteläiseen ja pohjoiseen reittiin, joita ajetaan vuoropäivinä eri järjestyksessä. Kuljetuksessa käytetään laatikoiden lisäksi myös kuljetuskasseja. Osa pienempien kirjastojen logistiikasta hoidetaan suoraan Ruskon logistiikkakeskuksessa. Kokonaisuudessaan kirjastoreitin pituus on noin 250 kilometriä päivässä.
Miksi Oulussa siirryttiin logistiikkakeskusmalliin?
Ratkaisu sai alkunsa vuonna 2022, kun pääkirjasto Saaren tiloja alettiin tyhjentää remontin vuoksi. Kirjastolle syntyi tarve vuokrata korvaavia tiloja, ja ulkopuolisen logistiikkakeskuksen käyttäminen osoittautui taloudellisesti järkeväksi ratkaisuksi.
Remontin jälkeen Saaren tiloja voitiin vapauttaa muiden kulttuuritoimijoiden käyttöön, joille keskustasijainti oli tärkeä. Samalla löydettiin ratkaisu myös kirjastoautojen säilytys- ja työtilatarpeisiin.
Kokemukset logistiikkakeskuksesta ovat olleet myönteisiä. Henkilöstöltä tiedusteltiin halukkuutta siirtyä työskentelemään Ruskoon, ja vapaaehtoisia löytyi riittävästi. Monia työntekijöitä motivoi mahdollisuus keskittyä logistiikan tehtäviin. Toimintaa tukevat lisäksi määräaikaiset ja osa-aikaiset työntekijät.
Varausjonon priorisointi
Oulun kaupunginkirjasto ja OUTI-kirjastot ovat kokeilleet varausjonojen järjestämistä aineiston sijainnin perusteella. Tavoitteena on lyhentää asiakkaiden odotusaikoja vähentämällä kuljetuksiin kuluvaa aikaa ja työmäärää sekä pienentää kuljetuskustannuksia.
Kokeilussa etusijalle nousee varaus, jonka noutokirjasto on sama kuin palautuskirjasto. Jos palautuskirjastossa ei ole kyseiseen aineistoon kohdistuvaa varausta, aineisto ohjataan saman kunnan toiseen kirjastoon. Ensimmäistä kertaa lainattavat uutuudet, joihin on varauksia, jaetaan Oulun kirjastojen kesken satunnaisesti. Kokeilun aikana asiakkaan sijoitus varausjonossa ei näy verkkokirjastossa.
Syksyn aikana testataan myös erilaisia rajauksia varausjonon uudelleenjärjestämiseen. Näin pyritään löytämään tasapaino kuljetusten vähentämisen ja asiakkaiden yhdenvertaisen palvelun välillä.
Vuonna 2025 Oulun kaupunginkirjastoista noudettiin yli 530 000 varausta. Noin kolmasosa kaikista Oulun kirjastojen lainoista on noudettuja varauksia.
Yhteenveto
Tutustumiskäynti Oulun logistiikkakeskukseen tarjosi arvokasta tietoa kirjastologistiikan keskitetystä toimintamallista sekä Koha-järjestelmän mahdollisuuksista vähentää aineiston kuljetustarvetta varausjonon priorisoinnin avulla. Erityisen kiinnostavia havaintoja olivat logistiikkakeskuksen vaikutukset tilankäyttöön, henkilöstön työnjakoon ja kuljetusmääriin sekä Koha-järjestelmän kyky ohjata aineistoa tehokkaammin asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
Kiitos Noora Valkoselle vierailun järjestämisestä ja kokemusten jakamisesta. Kiitokset myös Akepike-porukalle iloisesta yhteistyöstä😊
Teksti ja kuvat: Anu Virtanen